Personalbemessung für den (Allgemeinen) Sozialen Dienst
Konzept für Fach- und Leitungskräfte, Kernprozesse und Berechnungstools
Auf dieser Internetseite finden Sie alles, was sie zur Personalbemessung in den (Allgemeinen) Sozialen Diensten brauchen. Ziel ist es, Ihnen auf dieser Internetseite ein Konzept, personalbemessungsfähige Kernprozesse und ein Berechnungstool zur Verfügung zu stellen, damit Sie vor Ort eine analytische Personalbemessung durchführen können.
Was sich hier wie eine "Personalbemessung auf Knopfdruck" anhört, beinhaltet vor Ort viel Arbeit. Ein überregionales Personalbemessungskonzept kann nur begrenzt die Besonderheiten der ca. 180 (Allgemeinen) Sozialen Dienste in Nordrhein-Westfalen berücksichtigen. Es sind Entscheidungen zu treffen, Kernprozesse im (A)SD entlang des Qualitätskonzeptes der beiden NRW-Landesjugendämter zu entwickeln und die notwendigen Informationen und Daten z. B. aus der Fachsoftware zu beschaffen. Diese Übertragung ins eigene Jugendamt kann mehrere Wochen und Monate in Anspruch nehmen, je nach dem, welche Bedeutung Qualitätsentwicklung und Personalbemessung bislang im Jugendamt gespielt haben.
Das Konzept - die Empfehlung zur Personalbemessung im (Allgemeinen) Sozialen Dienst
Auf Basis eines Grundlagenpapiers der beiden NRW-Landesjugendämter wird in der Empfehlung die grundlegende Vorgehensweise einer analytischen Personalbemessung für Fach- und Leitungskräfte im (A)SD vorgestellt und begründet.
- Grundlagenpapier "Wieviel Personal braucht das Jugendamt?"
- LVR-Landesjugendamt Rheinland/LWL-Landesjugendamt Westfalen: Empfehlung zur Personalbemessung im (A)SD
- VIDEO Einführung Grundlogik: Wie starte richtig mit der Personalbemessung für Fachkräfte?
- VIDEO Einführung Grundlogik: Wie starte richtig mit der Berechnung der Leitungsspanne?
- VIDEO Einführung in das Berechnungstool für Leitungskräfte
Einführung Grundlogik I
Wie starte ich richtig mit der Personalbemessung für Fachkräfte?
Einführung Grundlogik II
Wie starte ich richtig mit der Berechnung der Leitungsspanne?
Berechnung der Normalarbeitszeit
In den Berechnungstools sind für die Berechnung der Normalarbeitszeit die KGSt-Werte (2015) hinterlegt, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Empfehlung vorlagen. Mittlerweile gibt es neuere KGSt-Werte (2025). Da es zwischen öffentlichen und freien Trägern in NRW keine Einigung gibt, die neuen Werte zu benutzten, bleiben wir in den Berechnungstools bei den KGSt-Werten (2015).
Häufige Fragen
Ich möchte auf Basis der Empfehlung Personal im (A)SD bemessen. Wie kann ich mich gut einarbeiten?
Die Empfehlung zur Personalbemessung im (Allgemeinen) Sozialen Dienst beschreibt ausführlich, was für die Umsetzung einer analytischen Personalbemessung sowohl für Fachkräfte (vgl. Kapitel 2) als auch für die Berechnung der Leitungsspanne (vgl. Kapitel 3) zu tun ist. Die folgenden Videos geben jeweils einen Überblick in die Grundlogik der Personalbemessung für Fachkräfte, in das Berechnungstool und in die Berechnung der Leitungsspanne.
- LVR-Landesjugendamt Rheinland/LWL-Landesjugendamt Westfalen: Empfehlung zur Personalbemessung im (A)SD
- VIDEO Einführung Grundlogik: Wie starte ich richtig mit der Personalbemessung für Fachkräfte?
- VIDEO Einführung in das Berechnungstool für Fachkräfte
- VIDEO Einführung Grundlogik: Wie starte ich richtig mit der Berechnung der Leitungsspanne?
Ich brauche bei der Umsetzung der Personalbemessung vor Ort Beratung. Wo kann ich mich beraten lassen?
Mit der Empfehlung, den Berechnungstools und der Internetseite stellen die beiden NRW-Landesjugendämter die Möglichkeit zur Verfügung, mit eigenen Ressourcen und ohne externe Kosten eine Personalbemessung durchzuführen. Die beiden NRW-Landesjugendämter halten nicht die Personalstärke vor, einzelne Jugendämter bei der Umsetzung der Personalbemessung zu beraten. Der Pretest hat gezeigt, dass es mit Hilfe der angebotenen Materialien und entsprechenden Ressourcen und Vorbereitungen vor Ort gut möglich ist, eine Personalbemessung durchzuführen. Es ist zu entscheiden, inwiefern die Personalbemessung verwaltungsintern mit Eigenmitteln bzw. extern durch ein zu beauftragendes Institut durchzuführen ist (vgl. Empfehlung, S. 31f.).
Die NRW-Landesjugendämter bieten zweimal im Jahr ein Praxisforum Personalbemessung im (A)SD an, um zentrale Fragen zu beantworten und die Umsetzung und Nutzung der Empfehlung kontinuierlich zu beobachten. Dazu werden die nordrhein-westfälischen Jugendämter eingeladen.
Kann ich die Personalbemessung für andere Arbeitsbereiche im Jugendamt anwenden?
Ja. Das hier verlinkte Grundlagenpapier stellt das grundsätzliche Vorgehen im Bereich der Personalbemessung vor. Es unterscheidet summarische und analytische Vorgehensweisen (vgl. Kapitel 4), verschiedene Arbeitsbereiche im Jugendamt (vgl. Kapitel 3) und schlägt Bewertungskriterien zur Anwendung einer summarischen Einschätzung, eines prozessbezogenen analytischen Verfahrens und eines aufgabenbezogenen analytischen Verfahrens (vgl. Kapitel 5) vor. Je nach dem, welches Verfahren für den jeweiligen Arbeitsbereich gewählt wird, ist dieses zu konkretisieren. Dabei kann für ein prozessbezogenes analytisches Verfahren die Personalbemessung für Fachkräfte im (A)SD zur Unterstützung benutzt werden. Für ein aufgabenbezogenes analytisches Verfahren kann die Berechnung der Leitungsspanne im (A)SD herangezogen werden. Beispielhafte Bezugsgrößen für summarische Verfahren finden sich im Grundlagenpapier (vgl. Kapitel 4.2).
Wieso sind die Berechnungstools geschützt und die Formeln nicht einsehbar?
Beide Berechnungstools wurden geschützt, um Eingabefehler zu vermeiden und die kontinuierliche Funktionssicherheit der Tools zu gewährleisten. Sobald die Formeln einsehbar sind, greift der Blattschutz nicht mehr in vollem Umfang, was unerwünschte Veränderungen von Formeln wahrscheinlicher macht.
Die zugrundeliegende Berechnungslogik sowohl für die Personalbemessung der Fachkräfte (vgl. Kapitel 2) als auch der Berechnung der Leitungsspanne (vgl. Kapitel 3) wird aus der Empfehlung ersichtlich.
Eine ergänzende Erläuterung ist für die Umrechnung der Nettojahresarbeitszeit auf Tage, Wochen, Monate erforderlich. Die Umrechnungstabelle befindet sich in beiden Berechnungstools im Arbeitsblatt „Nettojahresarbeitszeit“. Basis für die Umrechnung sind folgenden Vorgehensweisen:
- wöchentlich = mittlere Bearbeitungszeit (mBz)
- monatlich = mBz/Wochen pro Monat (gemäß Umrechnungstabelle im Reiter „Nettojahresarbeitszeit“)
- alle drei Monate = mBz/(Wochen pro Monat*3)
- halbjährlich = mBz/(Wochen pro Jahr/2) (gemäß Umrechnungstabelle im Reiter „Nettojahresarbeitszeit“)
- jährlich = mBz/Wochen pro Jahr
Wie wird in den Berechnungstools die Nettojahresarbeitszeit berechnet?
In den Berechnungstools ist das Berechnungsschema der KGSt zur Berechnung der Nettojahresarbeitszeit hinterlegt.
Für die Berechnung der Nettojahresarbeitszeit sind die KGSt-Werte (2015) hinterlegt, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Empfehlung vorlagen. Mittlerweile gibt es neuere KGSt-Werte (2025). Da es zwischen öffentlichen und freien Trägern in NRW keine Einigung gibt, die neuen Werte zu benutzten, verwenden die Berechnungstools die KGSt-Werte 2015.
Den Jugendämtern steht es offen, Krankheitstage selbst zu ermitteln, örtliche Feiertag zu berücksichtigen oder die Werte nach KGSt 2025 zu verwenden. In dieser Tabelle sind die Unterschiede zwischen verschiedenen zugrunde gelegten Kalkulationen transparent aufgeführt.