Neben den neun bereits ausgearbeiteten Kernprozessen, die in der Empfehlung und im Berechnungstool berücksichtigt sind, werden zukünftig noch weitere Kernprozesse auf Basis der Qualitätsbeschreibungen der NRW-Landesjugendämter erarbeitet. Beabsichtigt ist es, insbesondere die Prozesse der Jugendhilfe im Strafverfahren und der Pflegekinderhilfe zu beschreiben. Bis diese Prozessbeschreibungen vorliegen, können Sie andere Kernprozesse nach den vor Ort definierten Qualitäten beschreiben und in das letzte Tabellenblatt „kommunalspezifische Erweiterung“ des Berechnungstools für Fachkräfte einfügen. 

Dass Kommunen andere Teilprozesse haben als die, die im Berechnungstool zu den Kernprozessen beschrieben sind, ist üblich. Trotzdem sind die Teilprozesse im Berechnungstool nicht bearbeitbar. Hintergrund ist folgender: Die beiden NRW-Landesjugendämter haben in zahlreichen Empfehlungen und Arbeitshilfen die fachliche Qualität von Kernprozessen im ASD beschrieben (vgl. Empfehlung Personalbemessung im (A)SD, S. 11). Eine wesentliche Motivation für eine eigenständige Empfehlung zur Personalbemessung im (A)SD war die Möglichkeit, für die hier beschriebene Qualität eine angemessene Personalausstattung hinterlegen zu können. Die Teilprozesse, die im Berechnungstool auftauchen, sind daher diejenigen, die auch in den Empfehlungen und Arbeitshilfen der NRW-Landesjugendämter auftauchen. Um die kommunalen Besonderheiten einfließen zu lassen, gibt es in jedem Kernprozess bis zu 5 weitere Zeilen für ergänzende Eingaben zu den Teilprozessen. Außerdem können im letzten Tabellenblatt des Berechnungstools „kommunalspezifische Erweiterung“ eigene Beschreibungen von Teilprozesse abgebildet werden.

Für die Ermittlung der mittleren Bearbeitungszeiten sind auch die Fahrzeiten von großer Bedeutung, insbesondere in großen Flächenkreisen. Diese werden im vorliegenden Konzept zusammen mit den Kernprozessen kalkuliert (vgl. S. 15). Fahrzeiten für Tätigkeiten außerhalb der Kernprozesse werden als flexible Systemzeit berücksichtigt (vgl. Empfehlung Kapitel 2.4.1). 

Finden Termine, Beratungen, Hausbesuche nicht wie geplant statt (Fehlzeiten) oder verzögern sie sich (Wartezeiten), sind solche Fehl- und Wartezeiten in den Teilprozessen zu berücksichtigen, in denen sie anfallen. Dabei dürften die wenigsten (A)SD systematisch erheben, wie hoch die Fehl- und Wartezeiten sind. Zur Erhebung der Fehl- und Wartezeiten können prinzipiell die verschiedenen Ermittlungsverfahren aus Kapitel 2.2 genutzt werden. Im Bereich von Fehl- und Wartezeiten spricht viel dafür, diese in einer repräsentativ besetzten, diskursiven Arbeitsgruppe einzuschätzen.

Die Empfehlung legt keine mitteleren Bearbeitungszeiten (mBz) fest. Der Wunsch nach überregionalen Vorgaben ist nachvollziehbar, weil die Kalkulation der mBz nach den in Kapitel 2.2 vorgestellten Methoden arbeitsaufwendig ist. Allgemeine mBz für ganz NRW sind nicht möglich, weil 

• die Jugendämtern unterschiedlich groß sind - in Kommunen mit 20.000 bis zu einer Million Einwohner:innen,
• die (Allgemeinen) Sozialen Dienste unterschiedliche Organisationsstrukturen aufweisen, 
• dort mehr oder weniger erfahrenen Fachkräfte arbeiten, die unterschiedlich viel Zeit für eine Tätigkeit benötigen,
• die Kernprozesse im Einzelnen unterschiedlich umgesetzt werden.

Die Kalkulation der mBz ist daher ein Prozess, der vor Ort durchzuführen ist und bei dem auch die Fachkräfte zu beteiligen sind.

Während des Pretests hat sich auch gezeigt, dass die einzelnen (A)SD bei der Umsetzung der Empfehlung stark von den kommunalspezifischen Erweiterungen (vgl. letztes Tabellenblatt im Berechnungstool für Fachkräfte) Gebrauch machen.

In den meisten Kommunen, die mit einer Fachsoftware (z. B. GeDOK, Logo Data, OKJUG/OK.JUS, ProSoz, SOPART) arbeiten, müsste die Anzahl der jeweiligen Teilprozesse durch die Fachsoftware zu ermitteln und mehr oder weniger direkt in das Berechnungstool übertragbar sein. Bei Fragen dazu empfiehlt sich der Austausch mit Kolleg:innen, die die gleiche Fachsoftware benutzen.

Hierzu werden in der Empfehlung keine Ausführungen gemacht.

Im Pretest sind die Kommunen in der Regel wie folgt damit umgegangen: Es sind die Fälle aus einem ausgewählten Berechnungsjahr in die Personalbemessung eingeflossen. Häufig ist das Berechnungsjahr das vergangene Kalenderjahr, es sie denn, dass sich dieses wegen außergewöhnlicher Vorkommnisse nicht eignet. 

Eine andere Möglichkeit ist es, Durchschnittswerte aus mehreren Jahren zugrundezulegen.

Bearbeitungszeiten, die empirisch als Arbeitsplatzaufzeichnung erhoben werden oder über eine Fachsoftware (z. B. GeDOK, Logo Data, OKJUG/OK.JUS, ProSoz, SOPART) zur Verfügung gestellt werden, sind IST-Werte.

Die Nutzung von IST-Werten bei der Personalbemessung führt dazu, dass die Aufgaben, die bereits erledigt werden, angemessen mit einem Personal-Soll hinterlegt werden. In der Empfehlung zur Personalbemessung im (A)SD ist auch ein Qualitätsanspruch auf Basis der fachlichen Empfehlungen und Arbeitshilfen der NRW-Jugendämter hinterlegt (SOLL-Vorstellung). Je nach örtlicher Praxis, kann es eine Differenz zwischen der Art und Weise, wie aktuell gearbeitet wird und wie zukünftig gearbeitet werden soll, entstehen. Soll die Personalbemessung stärker in Verbindung mit Aspekten des Qualitätsmanagements genutzt werden, ist ggf. zu prüfen, ob die Ermittlung des Zeitbedarfes (vgl. Kapitel 2.4) über eine Arbeitsplatzaufzeichnung oder Daten aus der Fachsoftware ausreichend aktuelle Qualitätsansprüche z. B. durch neue Gesetze berücksichtigt.

Wichtig ist, Soll- und Ist-Werte nicht unbewusst zu vermischen. 

In der Empfehlung und im Berechnungstool werden als summarischer Wert für die Verteilzeiten 10% festgelegt. Verteilzeiten sind die Zeiten, die während der Arbeitszeit anfallen, aber nicht unmittelbar zur Aufgabenerfüllung im (A)SD gehören und auch keine Rüstzeiten sind. Da sich Verteilzeiten insgesamt aus vielen kurzen, einzelnen und häufig auch unvorhersehbaren Zeiten zusammensetzen, ist hier der Erhebungsaufwand auch aus Wirtschaftlichkeitsgründen zu minimieren.

Die Richtwerte in der Literatur zu den Verteilzeiten sind unterschiedlich. Diese Übersicht macht diese Unterschiedlichkeit auch in Abgrenzung zur Definition von System- und Rüstzeiten transparent. In die Empfehlung hat die Definition und der Richtwert der KGSt (2015) Eingang gefunden (vgl. KGSt 2015, S. 19).

Nach der Veröffentlichung der Empfehlung zur Personalbemessung im (A)SD hat die KGSt sowohl ihre Definitionen als auch ihre Richtwerte zu den fallunabhängigen Zeiten verändert (KGSt 2025, S. 17). Anders als 2015 umfasst die Definition der KGSt zusätzlich Dienst- und Teambesprechungen als Teil der Verteilzeiten. Auf Basis der KGSt 2015 werden Dienst- und Teambesprechungen in der Empfehlung den Rüstzeiten zugeordnet (vgl. Empfehlung, S. 19). Mit der Aktualisierung der Definitionen und Richtwerte zu fallunabhängigen Zeiten durch die KGSt in 2025 hätten auch eigenständige Erhebungen, die während des Projektes zur Personalbemessung im (A)SD (2022- 2024) gemacht wurden, ihre Gültigkeit verloren. Eine systematische Übersicht über die unterschiedliche Verwendung von System-, Rüst- und Verteilzeiten finden Sie hier.

Die Empfehlung wie das Berechnungstool richtet sich daher weiterhin an der Definition und Kalkulation der Verteilzeiten durch die KGSt aus 2015 aus.

Neben Arbeitszeiten, die mit Einzelfallbezug über die Kernprozesse abgebildet werden, fließen in die Kalkulation
des Personalbedarfes auch alle Zeiten für Tätigkeiten ein, die nicht unmittelbar mit den Kernprozessen
in einem Zusammenhang stehen. 

Systemzeiten sind die Zeiten, die einen Bezug zur fachlichen Aufgabe aufweisen, aber unabhängig von den Kern-
prozessen anfallen und daher einer eigenen Kalkulation bedürfen.

 Rüstzeiten umfassenalle Tätigkeiten, die Fachkräfte brauchen, um nicht-fallbezogene Arbeit vor- und nachzubereiten.

Verteilzeiten sind die Zeiten, die während der Arbeitszeit anfallen, aber nicht unmittelbar zur Aufgabenerfüllung
im (A)SD gehören und auch keine Rüstzeiten sind. Sachliche Verteilzeiten sind störungsbedingte Unterbre-
chungen der Tätigkeit, die nicht planbar sind. Zu den persönlichen Verteilzeiten gehören z. B. die Kommuni-
kation innerhalb der Verwaltung zur Klärung persönlicher Angelegenheiten.

Die Empfehlung geht in Kapitel 2.4 ausführlich auf die fallunabhängigen Tätigkeiten ein.

Eine Übersicht über unterschiedliche Begriffsverwendungen bei den fallunabhängigen Zeiten finden Sie hier.

Die analytische Kalkulation von System- und Rüstzeiten ist neben dem Zeitbedarf und Häufigkeiten für Kernprozesse ein weiteres Element für die Berechnung des Aufgabenvolumens, für das Personal bereitgestellt werden soll. Unabhängig vom Beschäftigungsumfang einer Fachkraft ist zu ermitteln, wie viele Fachkräfte z. B. bei einer Dienstbesprechung, einem Netzwerkwerk- oder Kooperationstreffen dabei sind/sein sollen. Um das Aufgabenvolumen, das als System- und Rüstzeit anfällt, realistisch einschätzen zu können, braucht es also die Anzahl der Fachkräfte, die beteiligt sind. Demgegenüber wird das Ergebnis einer Personalbemessung in Vollzeitäquivalenten ausgegeben.

Für diesen Fall können Sie sich folgende Prüffragen stellen:

• Das Berechnungstool arbeitet an zahlreichen Stellen mit Dummies, die an der roten Schrift erkennbar sind. Für die eigenen Berechnungen sind alle Dummies durch örtliche Werte zu ersetzen oder zu entfernen. Haben Sie alle Dummies verändert oder rausgenommen?
• Haben Sie das Berechnungsschema bei den Nettojahresarbeitszeiten vollständig und richtig ausgefüllt? Haben Sie mit der richtigen prozentualen Aufteilung beim Berechnungstatus (TVöD-V, TVöD-SuE, Beamte) gerechnet?
• Wurden alle Kernprozesse berücksichtigt? Wurden keine Kernprozess vergessen? Wurde kein Kernprozess doppelt abgebildet? Eine Doppelung von Kernprozessen kann schnell geschehen, wenn neben der im Berechnungstool vorgesehen Tabellenblätter auch das letzte Tabellenblatt „kommunalspezifische Erweiterungen“ genutzt wurde.
• Ist die Kalkulation der Fahrzeiten in den einzelnen Kernprozessen realistisch?
• Wurden die Zeiteinheiten in Minuten berücksichtigt?
• Wie sind Sie mit den System- und Rüstzeiten umgegangen? Haben Sie eigene analytische Berechnungen durchgeführt, die Sie noch mal prüfen können? Oder greifen Sie auf die in der Empfehlung berücksichtigten summarischen Werte zurück (15% und 10%)? In diesem Fall könnte es sein, dass Ihre örtlichen Werte stark von der summarischen Einschätzung abweichen und Sie doch eine analytische Berechnung der System- und Rüstzeiten vornehmen müssten.
• Wie haben Sie die mittleren Bearbeitungszeiten (mBz) kalkuliert bzw. welche Bearbeitungszeiten waren in der Fachsoftware hinterlegt? Halten die mBz einer kritischen Würdigung stand?
• Sind die eingetragenen oder aus der Fachsoftware übernommenen Fallzahlen des Berechnungsjahrs realistisch?
• Ist die Anzahl der Fachkräfte, die an den jeweiligen Teilprozessen beteiligt sind, realistisch?
• Kann das unrealistische Ergebnis an der (Nicht-)Nutzung des Teilzeitfaktors liegen?

Die Nettojahresarbeitszeit oder Normalarbeitszeit ist die Zeit, die eine fiktive Leitungs- und oder Fachkraft durchschnittlich unter Berücksichtigung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zur Verfügung hat: Aus gehend von 365 Kalendertagen im Jahr werden dazu alle Zeiten abgezogen, die eine fiktive Arbeitskraft im Jahr durchschnittlich für die Aufgabenerfüllung nicht einsetzen kann. Dazu werden im ersten Schritt von den 365 Kalendertagen zunächst die Wochenenden sowie die örtlichen und überörtlichen Feiertage abgezogen, um die Bruttoarbeitstage zu berechnen. Im zweiten Schritt werden die durchschnittlichen Krankheits- und Urlaubstage subtrahiert, um als Ergebnis die Normal- bzw. Nettoarbeitszeit zu erhalten (vgl. Empfehlung, Kapitel 2.5., S. 25ff.)

In den Berechnungstools sind für die Berechnung der Normalarbeitszeit die KGSt-Werte (2015) hinterlegt, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Empfehlung vorlagen. Mittlerweile gibt es neuere KGSt-Werte (2025). Da es zwischen öffentlichen und freien Trägern in NRW keine Einigung gibt, die neuen Werte zu benutzten, bleiben wir in den Berechnungstools bei den KGSt-Werten (2015).

Es ist vor Ort zu entscheiden, ob die KGSt-Richtwerte genutzt werden, oder ob das im Tool hinterlegte Berechnungsschema der KGSt ganz oder teilweise mit vorhandenen eigenen Daten gefüllt wird. In dieser Tabelle sind die Unterschiede zwischen verschiedenen zugrunde gelegten Kalkulationen transparent aufgeführt.

Durch die pauschale Erhöhung des ermittelten Personalbedarfes um einen Faktor X, der z. B. bei 10 % oder 15 % liegen kann, kann die Personalfluktuation berücksichtigt werden. Man spricht daher auch von Fluktuationsreserve. Die Empfehlung spricht sich für die Berücksichtigung der Personalfluktuation aus, weil in Zeiten eines demographischen bedingten Fachkräftemangels Fachkräfte schneller dazu bereit sind, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Stellenwechsel gehören damit einerseits zur Normalität im (A)SD. Gleichzeitig ist es für eine gelingende Hilfeplansteuerung und die Gewährleistung des Kinderschutzes entscheidend, dass ein (A)SD ausreichend besetzt ist. Die systematische Berücksichtigung der Personalfluktuation durch die Fluktuationsreserve nimmt wahrscheinliche Personalfluktuation in Zeiten des Fachkräftemangels vorweg und unterstützt die schwierigere Personalgewinnung dadurch, dass direkt mehr Personal eingestellt wird. Zur Berechnung vgl. Kapitel 2.5, S. 27.

Die Berechnung der Fluktuationsreserve ist nicht im Berechnungstool hinterlegt.

Im (A)SD sind häufig viele Fachkräfte in Teilzeit beschäftigt. Teilzeitkräfte leisten jedoch in der Regel die gleichen fallunabhängigen Tätigkeiten (System- und Rüstzeiten) wie Vollzeitkräfte. In der Konsequenz steht ihnen weniger Zeit für fallbezogene Arbeit zur Verfügung. Um dies in der Personalbemessung systematisch zu berücksichtigen, gibt es den sog. Teilzeitfaktor. Zur Berechung vgl. Empfehlung Kapitel 2.6, S. 29ff.

Hat ein (A)SD eine hohe Quote an teilzeitbeschäftigten Fachkräften, kann es sinnvoll sein, den Teilzeitfaktor zu berechnen.