Als Leitungsspanne wird die Zahl der einer Leitungskraft unmittelbar unterstellten Personen (nicht die Zahl der Vollzeitstellenäquivalente) bezeichnet. Eine Leitungsspanne von 1:10 bedeutet, dass einer Leitungskraft zehn Mitarbeiter:innen unterstellt sind, unabhängig vom Beschäftigungsumfang der einzelnen Mitarbeiter:innen.

Grundsätzlich kann das Tool für alle Hierarchieebenen im (A)SD (Team- und Abteilungsleitung) zur Ermittlung der angemessenen Leitungsspanne genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die unterschiedlichen Aufgaben jeweils abgebildet bzw. erfasst werden. Beim Vorhandensein mehrerer Hierarchieebenen im (Allgemein) Sozialen Dienst sind diese je nach Aufgabenprofil entweder bei beiden Ebenen zu verorten oder ggf. aufzuteilen.

Nein. Das Tool kann nicht den Bedarf an Leitungsstellen insgesamt berechnen.

Unter der Voraussetzung, dass alle Leitungskräfte die gleichen Aufgaben wahrnehmen, spiegelt das Tool indirekt den Personalbedarf an Leitungskräften. Dies ist z. B. in einem großen ASD mit mehreren Teamleitungen mit identischen Aufgaben der Fall. Dann kann der ermittelte Personalbedarf oder die Anzahl der aktuellen Mitarbeiter:innen (nicht der Vollzeitstellenäquivalente!) durch die Leitungsspanne dividiert werden.

Ein Rechenbeispiel: Ein (A)SD hat 40 Mitarbeiter:innen. Die berechnete Leitungsspanne ist 1:10. D.h. der ASD benötigt vier Teamleitungen (mit identischen Aufgaben).

Voraussetzungen für die Berechnung der Leitungsspanne sind eine vollständige Erfassung der Leitungsaufgaben (unterteilt in mitarbeiterbezogene Führungsaufgaben und fachliche Leitungsaufgaben) und eine Ermittlung des dazugehörigen Zeitaufwands und der Häufigkeiten.

Leitungskräfte nehmen in der Regel Aufgaben wahr, die in Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeiter:innen anfallen (wie Mitarbeiter:innengespräche, Beurteilungsgespräche etc.). Das sind mitarbeiterbezogene Führungsaufgaben. Gleichzeitig nehmen Leitungskräfte Aufgaben wahr, die unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter:innen erfolgen (Dienstbesprechungen, Teilnahme an Fallkonferenzen, Arbeitsgremien etc.). Das sind fachliche Leitungsaufgaben (vgl. Empfehlung S. 45).

Für die Berechnung der Leitungsspanne ist es bei den mitarbeiterbezogenen Führungsaufgaben notwendig, den Zeitbedarf je Mitarbeiter:in und nicht insgesamt zu erheben.

Im Tool sind – sowohl bei den mitarbeiterbezogenen Führungsaufgaben als auch bei den fachlichen Leitungsaufgaben - typische Aufgaben von Leitungskräften aufgelistet. Diese können als Grundlage genutzt werden, müssen aber mit den  tatsächlichen Aufgaben der Leitungskraft abgeglichen und ggf. angepasst werden. Bei mehreren Hierar­chieebenen im Dienst sind die Aufgaben entsprechend auf diese aufzuteilen.

Bei der Erfassung der Aufgaben kann eine weitere Untergliederung (etwa zu den unterschiedlichen Kooperati­onsgesprächen, Arbeitskreisen etc.) sinnvoll sein. 

Weitere Aufgaben innerhalb des Jugendamtes können auch als fachliche Leitungsaufgaben erfasst werden, im Tool sind diesbezüglich drei Aufgaben aufgeführt: 

• ggf. einseitige Stellvertretungen (bspw. die Vertretung der Amtsleitung durch die ASD-Leitung; gegenseitige Vertretungen werden nicht erfasst, da sie sich in der Regel ausgleichen)
• ggf. Projektmanagement und -beteiligung (von Projekten im Jugendamt)
• ggf. Krisenmanagement (als Kategorie für die umfangreichen und viele andere Aufgaben verdrängenden Krisen wie Natur¬katastrophen, Fluchtbewegungen, Kriegen, Pandemien). 

Bei behördenweiten Projekten oder Beauftragungen/Bestellungen (als IT-Beauftragte, Personalrat etc.) sollte geprüft werden, ob diese mit einem (ggf. freigestellten) Stellenanteil pauschal von der Nettojahresarbeitszeit abgezogen werden, da diese häufig befristet sind und sich nicht dauerhaft auf die Leitungsspanne auswirken. Alternativ können Sie mit dem entsprechenden Stundenumfang ebenfalls den fachlichen Leitungsaufgaben im Tool zugeordnet werden. 

Besteht eine Kombination mit eigenen Sachbearbeitungsaufgaben, sollte dieser in der Regel vorgegebene Stellenanteil bevorzugt von der Nettojahresarbeitszeit abgezogen werden (zu den diesbezüglichen Herausforderungen siehe S. 41 der Empfehlung). 

Bei der Ermittlung des Zeitbedarfs im Tool erfolgt Erfassung in Stunden, um nicht zu kleinteilig zu rechnen.

Folgende Möglichkeiten zur Ermittlung des Zeitbedarfs bieten sich an:

• Arbeitszeitaufzeichnung
• Analytisches Schätzen
• Heranziehen von Erfahrungswerten aus anderen Personalbemessungsprojekten

(ausführlicher beschrieben in der Empfehlung, S. 42)

Wir empfehlen einen Mix der dargestellten Methoden, um den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten und gleichzeitig möglichst valide Ergebnisse zu erhalten. Nach der Aufgabenbeschreibung sollte zunächst entschieden werden, für welche Aufgaben der Zeitaufwand pro Jahr über analytisches Schätzen erfolgen kann und für welche Aufgaben eine Arbeitszeitaufzeichnung sinnvoll ist. In einem dritten Schritt kann es sinnvoll sein, diese Ergebnisse mit anderen Erfahrungswerten abzugleichen.

Bei der Erfassung der Zeiten im Tool ist folgender Unterschied zu beachten:

• Für die mitarbeiterbezogenen Führungsaufgaben ist der durchschnittliche Zeitbedarf für eine:n Mitarbeiter:in zu erfassen.
• Bei den fachlichen Leitungsaufgaben und ggf. weitere Aufgaben ist der Zeitbedarf insgesamt abzu­bilden.

Dabei sind IST-Werte zu nutzen, wenn eine der bisherigen Aufgabenerfüllung und dem bisherigen Aufgabenumfang entsprechende Leitungsspanne ermittelt werden soll. Soll-Werte können dagegen für eine Ermittlung unter anderen (weiterentwickelten) Bedingungen, etwa bei einer Aufgabenausweitung oder Aufgabenvertiefung herangezogen werden.

Gegebenenfalls anfallende Fahrzeiten sind bei den mittleren Bearbeitungszeiten der jeweiligen Aufgaben zu berücksichtigen und einzurechnen. 

Die Häufigkeit der Tätigkeiten in einem Jahr kann im Tool in unterschiedlichen Kategorien (wöchentlich, monatlich, alle drei Monate, halbjährlich, jährlich) hinterlegt werden und rechnet sich automatisch auf das Jahr hoch.

Die Nettojahresarbeitszeit bildet die Zeit ab, die eine Leitungskraft durchschnittlich unter Berücksichtigung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in einem Jahr zur Verfügung hat: Nach dem Berechnungsschema der KGSt werden von den 365 Kalendertagen die Wochenenden, der durch­schnittliche Erholungsurlaub sowie die örtlichen und überörtlichen Feiertage abgezogen, um die Bruttoar­beitstage zu berechnen. Dann werden die durchschnittlichen Urlaubs- und Krankheitstage subtrahiert, um als Ergebnis die Nettoarbeitszeit zu erhalten.

Es ist vor Ort zu entscheiden, ob die KGSt-Richtwerte genutzt werden, oder ob das im Tool hinterlegte Berechnungsschema der KGSt ganz oder teilweise mit vorhandenen eigenen Daten gefüllt wird (siehe S. 43 der Empfehlung). Hat die Leitungskraft weitere Aufgaben/Beauftragungen oder ähnliches zusätzlich zur Leitungsaufgabe, sollte ggf. dieser prozentual ausgewiesener Stellenanteil direkt von der Nettojahresarbeitszeit abgezogen werden (siehe Frage: Wie kann ich die Aufgaben erfassen?). 

Bei den Leitungskräften fallen allerdings auch Zeiten an, die nicht unmittelbar zur Aufgabenerfüllung gehören, die sogenannten Verteilzeiten. Eine Übersicht über die damit abgedeckten Tätigkeiten findet sich auf S. 44 der Empfehlung. Nach der Empfehlung und im Berechnungstool werden diese pauschal im Umfang von 10 % von der Nettojahresarbeitszeit abgezogen.

Anders als bei den Tätigkeiten der Fachkräfte, bei denen alle nicht einzelfallbezogenen Tätigkeiten in System- und Rüstzeiten abgebildet werden, erübrigt sich dies bei den Leitungskräften, da nicht zwischen einzelfallbezogenen und -unabhängigen Aufgaben differenziert wird.

Bei den Leitungskräften fallen allerdings auch Zeiten an, die nicht unmittelbar zur Aufgabenerfüllung gehören, die sogenannten Verteilzeiten. Eine Übersicht über die damit abgedeckten Tätigkeiten findet sich auf S. 44 der Empfehlung. Nach der Empfehlung und im Berechnungstool werden diese pauschal im Umfang von 10 % von der Nettojahresarbeitszeit abgezogen.

Zur Berechnung der Leitungsspanne werden zunächst von der ermittelten Nettojahresarbeitszeit die Verteil­zeiten abgezogen. Von der bereinigten Nettojahresarbeitszeit wird der ermittelte Zeitaufwand für die von der Anzahl der Fachkräfte unabhängigen fachlichen Leitungsaufgaben und ggf. weitere Aufgaben abgezogen. Das Ergebnis wird durch den Zeitaufwand für mitarbeiterbezogene Führungsaufgaben je Mitarbeiter:in dividiert. Das Ergebnis ist die Leitungsspanne.

Für diesen Fall können Sie sich folgende Prüffragen stellen:

• Das Berechnungstool arbeitet an zahlreichen Stellen mit Dummies, die an der roten Schrift erkennbar sind. Für die eigenen Berechnungen sind alle Dummies durch örtliche Werte zu ersetzen oder zu entfernen. Haben Sie alle Dummies verändert oder rausgenommen?
• Haben Sie das Berechnungsschema bei der Nettojahresarbeitszeit vollständig und richtig ausgefüllt? Wurde bei der Nettoarbeitszeit das richtige Anstellungsverhältnis (Beamte oder Beschäftige) und bei den Beschäftigten der richtige Tarif (TVöD-V oder TVöD-SuE) ausgewählt?
• Wurden bei den mitarbeiterbezogenen Führungsaufgaben und den fachlichen Leitungsaufgaben alle Aufgaben berücksichtigt, fehlen welche oder gab es Doppelungen?
• Wurden die Zeiteinheiten in Stunden berücksichtigt?
• Wurden bei den mitarbeiterbezogenen Führungsaufgaben nur die durchschnittlichen Zeiten für eine:n Mitarbeiter:in erfasst? Halten diese einer kritischen Würdigung stand?
• Wie haben Sie die mittleren Bearbeitungszeiten bei den fachlichen Leitungsaufgaben kalkuliert? Bilden die Zeiten IST- oder SOLL-Werte ab? Halten diese einer kritischen Würdigung stand?
• Sind die eingetragenen Häufigkeiten des Berechnungsjahres realistisch?
• Wurden die Fahrzeiten in den mittleren Bearbeitungszeiten berücksichtigt und ist die Kalkulation realistisch?

Wird die Leitungsspanne negativ, so liegt das daran, dass mehr Aufgaben und mittlere Bearbeitungszeiten beschrieben worden sind als Nettojahresarbeitszeit zur Verfügung steht. In diesem Fall kann geprüft werden, ob bei den mittleren Bearbeitungszeiten Soll- statt Ist-Werte berücksichtigt worden sind. Es kann auch sein, dass es an dem Aufgabenzuwachs für Leitungskräfte der letzten Jahre liegt (vgl. Empfehlung, S. 35f.)  In einigen Jugendämtern gibt es zwar viel mehr Fachkräfte, gleichzeitig ist die Anzahl der Leitungskräfte nicht angepasst worden. Schließlich ist ein Punkt, dass es für die Leitungsebenen häufig keine definierten und abgestimmten Leitungskonzepte gibt, in denen deren Aufgaben skizziert sind.

Welche Aufgaben die Leitungskräfte in den (Allgemeinen) Sozialen Diensten wahrnehmen, ist insbesondere abhängig von der Aufbauorganisation der Kommune, von der Zuordnung der Arbeitsbereiche (nur (A)SD bzw. ein Sozialer Dienst oder verschiedene Dienste/Bereiche) und von den der Leitungskraft zugewiesenen fachlichen Aufgaben sowie Entscheidungsbefugnissen. Deshalb ist eine individuelle Aufgabenbeschreibung vor Ort sinnvoll.

Empfehlungen zur Leitungs­spanne oder die Leitungsspannen anderer Jugendämter können deshalb nur eine Orientierung geben und mit den eigenen Ergebnissen verglichen werden. Speziell für ASD wird in der Expertise des DJI zur Fachaufsicht eine Leitungsspanne der Teamleitung von 1:10 benannt. Die Stadt Köln arbeitet mit einer Leitungsspanne von 1:9 für die Gruppenleitungen im ASD.